Documentbeheer

Heb jij jouw documenten onder controle? Veel organisaties werken met complexe mappenstructuren die vaak tot vijf of meer niveaus afdalen. Deze structuren zijn doorgaans gebaseerd op afdelingen of diensten, en niet altijd op processen, wat een uitdaging kan zijn voor archivering en efficiënt beheer. In het geval van lokale besturen, zoals gemeenten en OCMW's, werken deze entiteiten vaak nog met aparte mappen, wat leidt tot een gebrek aan overzicht bij het samenvoegen van beide entiteiten.

SERVANTES ICT helpt jouw organisatie om de documentbeheerprocessen te optimaliseren. Of het nu gaat om het verbeteren van de doorzoekbaarheid van documenten, het consolideren van informatie of het correct beheren van archieven, wij bieden de tools en begeleiding om het documentbeheer efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken.

Voordelen:

• Betere doorzoekbaarheid: Optimaliseer de mappenstructuur voor snellere toegang tot documenten.
• Consistentie in beheer: Creëer uniformiteit tussen gemeente en OCMW voor efficiëntie en samenwerking.
• Compliance en archivering: Zorg voor een gestructureerde en conforme benadering van documentarchivering en e-mailbeheer.
• Gebruiksvriendelijke structuur: Begeleiding bij het bouwen van een overzichtelijke en begrijpelijke documentstructuur.
• Opleiding en bewustzijn: Streef naar correct documentbeheer door medewerkers op te leiden in best practices.

Kenmerken:

• Structuuroptimalisatie: Begeleiding bij het herstructureren van mappen voor een efficiëntere werking, met de nadruk op procesgebaseerde indeling.
• Consolidatie van informatie: Helpen bij het samenvoegen van documenten van verschillende entiteiten (zoals gemeente en OCMW) voor een uniform en overzichtelijk systeem.
• Archiveringsadvies: Bouwen van een lange-termijnstrategie voor documentarchivering en het afbouwen van e-mailarchieven.
• Best practices en training: Opleiding voor medewerkers om documenten op de juiste manier te beheren, te archiveren en te verwijderen.
• Compliance-ondersteuning: Advies en implementatie ter ondersteuning van wet- en regelgeving op het gebied van documentbeheer en privacy.

Aanpak:

• Stap 1 - Analyse van huidige mappenstructuur: We beginnen met het in kaart brengen van de bestaande documentbeheerstructuur en bepalen de zwakke punten, zoals complexiteit, gebrek aan doorzoekbaarheid en ongeordende archivering.
• Stap 2 - Herstructureren van de mappenstructuur: Op basis van de behoeften van de organisatie herstructureren we de mappen voor betere toegankelijkheid en efficiency. We focussen op procesgerichte indelingen, in plaats van afdelings- of dienststructuren.
• Stap 3 - Consolidatie van informatie: Indien nodig, begeleiden we bij het samenvoegen van documenten van verschillende entiteiten (gemeente, OCMW), en zorgen we voor een uniforme aanpak.
• Stap 4 - Archivering en e-mailbeheer: We adviseren over de implementatie van een efficiënt archiveringssysteem en begeleiden bij het afbouwen van e-mailarchieven, volgens de geldende wetgeving.
• Stap 5 - Training en bewustwording: Na de herstructurering zorgen we voor training van medewerkers, zodat zij weten hoe ze documenten correct moeten beheren en archiveren.
• Stap 6 - Ondersteuning en nazorg: We blijven beschikbaar voor verdere ondersteuning en optimalisatie van het documentbeheerproces, om ervoor te zorgen dat het systeem efficiënt blijft werken.