Bewustmaking Personeel Rond Correct Omgaan Met Documenten

Het correct omgaan met documenten is essentieel voor een efficiënte organisatie en naleving van wet- en regelgeving. Te vaak komen documenten verloren, verkeerd opgeslagen of niet goed beheerd, wat kan leiden tot verwarring, compliance-risico’s en verminderde productiviteit. SERVANTES ICT helpt jouw organisatie met het creëren van bewustwording bij het personeel over het belang van documentbeheer en biedt praktische richtlijnen en trainingen om het correcte gebruik van documenten te waarborgen.

Wij helpen medewerkers te begrijpen hoe ze documenten veilig, correct en efficiënt kunnen beheren, zodat jouw organisatie zowel voldoet aan regelgeving als het werkproces optimaliseert.

Voordelen:

• Verbeterde documentbeheerprocessen: Medewerkers begrijpen het belang van goed documentbeheer en dragen actief bij aan het verbeteren van de documentstromen.
• Verhoogde compliance: Bewustzijn van de wettelijke vereisten rondom documentbeheer (zoals GDPR) zorgt voor betere naleving.
• Efficiëntieverbetering: Medewerkers kunnen sneller en gemakkelijker documenten terugvinden en beheren.
• Vermindering van risico's: Correcte opslag en beheer voorkomt het risico van verlies of misbruik van documenten.

Kenmerken:

• Workshops en trainingen: Medewerkers krijgen praktische sessies waarin ze leren hoe ze documenten correct kunnen opslaan, beheren en archiveren.
• Duidelijke richtlijnen: Het opstellen van duidelijke richtlijnen voor documentbeheer die medewerkers helpen om consistente processen te volgen.
• Focus op compliance: Nadruk op het belang van compliance en bescherming van gevoelige gegevens binnen de documentbeheerprocessen.
• Praktische handvatten: Medewerkers leren hoe ze documenten efficiënt kunnen classificeren, taggen en archiveren volgens de nieuwe mappenstructuur.

Aanpak:

• Stap 1 - Analyse van de huidige situatie: We starten met een evaluatie van de huidige documentbeheerprocessen en identificeren hiaten en verbeterpunten.
• Stap 2 - Training en bewustwording: We bieden workshops en trainingen aan om medewerkers bewust te maken van het belang van documentbeheer en ze te trainen in de juiste aanpak.
• Stap 3 - Opstellen van richtlijnen en best practices: We helpen bij het opstellen van duidelijke richtlijnen voor documentbeheer, die medewerkers in de dagelijkse praktijk kunnen toepassen.
• Stap 4 - Evaluatie en feedback: Na de training monitoren we de voortgang en bieden we nazorg, zodat medewerkers de nieuwe processen daadwerkelijk integreren in hun dagelijkse werk.

Opleiding Huidige/Toekomstige Documentbeheerder

Voor organisaties die één of meerdere documentbeheerders hebben of willen aanstellen, biedt SERVANTES ICT gespecialiseerde opleidingen om de nodige kennis en vaardigheden over documentbeheer op te bouwen. Deze opleiding is gericht op het ondersteunen van documentbeheerders bij hun rol in het effectief organiseren, beheren en archiveren van documenten volgens de wet- en regelgeving. De opleiding kan zowel worden aangeboden aan huidige documentbeheerders als aan nieuwe medewerkers die deze rol in de toekomst op zich zullen nemen.

Voordelen:

• Uitgebreide kennis: De documentbeheerder krijgt uitgebreide training in de beste praktijken en wetgeving rond documentbeheer en archivering.
• Verhoogde efficiëntie: Na de opleiding kan de documentbeheerder documenten sneller en efficiënter beheren.
• Compliance en risicobeheersing: Opleiding helpt de documentbeheerder de regelgeving goed toe te passen, wat compliance risico’s minimaliseert.
• Verbeterde documentstromen: Medewerkers krijgen handvatten om documenten in de juiste systemen te plaatsen en archiveren, wat de algehele werking van de organisatie bevordert.

Kenmerken:

• Basiskennis documentbeheer: Van het begrijpen van documentstructuren tot het werken met archiveringssystemen.
• Training in relevante wet- en regelgeving: Specifieke focus op GDPR, archiveringsnormen en de wetgeving rond documentbeheer.
• Werktools en software: Vaardigheden in het werken met documentbeheersoftware en tools zoals DMS (Document Management System) en archiveringssoftware.
• Praktische oefeningen: Hands-on trainingen waarbij de documentbeheerder leert om documenten effectief te classificeren, te archiveren en te beveiligen.

Aanpak:

• Stap 1 - Beoordeling van de behoeften: Samen met de organisatie bepalen we de specifieke opleidingsbehoeften van de huidige of toekomstige documentbeheerder.
• Stap 2 - Theorie en praktijk: De opleiding bestaat uit zowel theoretische sessies over wetgeving en processen als praktische oefeningen in het gebruik van documentbeheertools.
• Stap 3 - Evaluatie en feedback: Na de opleiding evalueren we de voortgang van de documentbeheerder en bieden waar nodig extra ondersteuning.
• Stap 4 - Nazorg en ondersteuning: Na afloop van de opleiding blijft SERVANTES ICT beschikbaar voor doorlopende ondersteuning en advies bij het implementeren van het geleerde in de dagelijkse praktijk.