Nieuwe Mappenstructuur Uitwerken

Een goed georganiseerde mappenstructuur is de basis voor efficiënt documentbeheer en archivering. Veel organisaties kampen met overmatige complexiteit in hun mappenstructuren, wat het moeilijk maakt om snel toegang te krijgen tot documenten en om te voldoen aan archiverings- en wetgevingsnormen. Of het nu gaat om het optimaliseren van bestaande structuren of het opzetten van een volledig nieuwe structuur, SERVANTES ICT biedt ondersteuning om dit proces soepel en efficiënt te laten verlopen.

Met onze expertise helpen wij jouw organisatie een nieuwe, overzichtelijke mappenstructuur uit te werken die past bij de specifieke behoeften en doelstellingen van jouw organisatie. We zorgen ervoor dat de structuur eenvoudig doorzoekbaar is, compliant met wet- en regelgeving, en afgestemd op de werkprocessen van jouw organisatie.

Voordelen:

• Efficiënte organisatie van documenten: Een goed gestructureerde mappenindeling verhoogt de efficiëntie van documentenbeheer.
• Betere doorzoekbaarheid: Gemakkelijkere toegang tot documenten door een intuïtieve en logische mappenstructuur.
• Compliance en archivering: Begeleid je organisatie naar een compliant en toekomstbestendige archiveringsstructuur.
• Gebruiksvriendelijke structuur: Maakt het makkelijker voor medewerkers om documenten op te slaan, terug te vinden en te beheren.
• Ondersteuning bij implementatie: Van het ontwerp van de mappenstructuur tot de uitvoering en training van medewerkers.

Kenmerken:

• Mappenstructuuranalyse: Evaluatie van de huidige structuur en identificatie van verbeterpunten voor meer efficiëntie en compliance.
• Op maat gemaakte mappenindeling: Het ontwerpen van een structuur die specifiek is afgestemd op de processen van de organisatie, en die helpt bij het eenvoudig organiseren en terugvinden van documenten.
• Gebruiksvriendelijke interface: Creëren van een structuur die medewerkers makkelijk kunnen begrijpen en hanteren.
• Compliance-vriendelijk: Maken van een structuur die voldoet aan relevante wet- en regelgeving voor documentbeheer, archivering en privacy.
• Training en begeleiding: Opleiding voor medewerkers in het gebruik van de nieuwe mappenstructuur en best practices voor documentbeheer.

Aanpak:

• Stap 1 - Huidige structuur analyseren: We beginnen met het analyseren van de bestaande mappenstructuur, inclusief de problemen die momenteel bestaan (complexiteit, gebrek aan overzicht, niet-conforme indelingen).
• Stap 2 - Ontwerpen van de nieuwe mappenstructuur: Samen met de organisatie ontwerpen we een nieuwe, logisch opgebouwde mappenstructuur, afgestemd op de werkprocessen en archiveringsbehoeften.
• Stap 3 - Implementatie van de nieuwe structuur: Na goedkeuring van het ontwerp helpen we bij de implementatie van de nieuwe structuur in de organisatie.
• Stap 4 - Begeleiding en nazorg: Tijdens de implementatie staan we in voor begeleiding en nazorg, zodat de overgang naar de nieuwe structuur soepel verloopt.
• Stap 5 - Opleiding en training van medewerkers: We voorzien de medewerkers van de nodige training, zodat ze efficiënt met de nieuwe structuur kunnen werken.
• Stap 6 - Continue ondersteuning: Na implementatie blijven we beschikbaar voor verdere optimalisatie en ondersteuning, om de structuur up-to-date en efficiënt te houden.